Flexibler Output für Niedersachsen

 

Kuvertiertechnik beim LSKN in Hannover – mit Müller auf den neuesten Stand gebracht.

Die niedersächsische Landesverwaltung hat viel Post zu verschicken. Die Landesbediensteten müssen
regelmäßige Personalinformationen erhalten, insbesondere Bezüge- und Besoldungsabrechnungen. Eine Vielzahl von Dokumenten geht an die Schulen und an andere Bildungseinrichtungen. Zu den verschiedenen Ausbildungsförderungen wie Studenten- und Meister-BaFöG gibt es jede Menge Bescheide und sonstigen Schriftverkehr, außerdem benötigen die unterschiedlichsten Institutionen ein großes Volumen von Schulungsunterlagen und Korrespondenz. Das moderne Druck- und Outputzentrum der allgemeinen niedersächsischen Landesverwaltung liegt ganz im Süden von Hannover an der Göttinger Chaussee und ist Bestandteil des zum 1. März 2008 gegründeten Landesbetriebs für Statistik und Kommunikationstechnologie Niedersachsen (LSKN), dem zentralen Dienstleister für IT und Statistik. Geleitet wird der LSKN von einem Vorstand; Buchführung und Rechnungslegung erfolgen nach kaufmännischen Regeln. Zu seinen Kunden zählen neben den Dienststellen aus der Landesverwaltung auch öffentliche Stellen aus der Bundes- und Kommunalverwaltung.

 

Viele Aufgaben – viele Formulare

18 Millionen Seiten Druck auf 10 Millionen Blatt, 3 Millionen Sendungen mit einem Portovolumen von 2,3 Millionen Euro – diese Zahlen zeigen, dass es der LSKN Tag für Tag mit dem Volumen großer, industrieller Ausgangspost zu tun hat. Die Vielzahl von Kunden und Aufgaben sorgt dabei für ganz unterschiedliche Jobs auf den unterschiedlichsten Formularen und Papieren. Fast 200 Vordrucke – teils auf Endlos-, teils auf Einzelblatt-Material – hält man dafür an der Göttinger Chaussee ständig vorrätig. Diese Kompetenz, mit höchst heterogenem Schrift- und Postgut umzugehen, ist eine Stärke bei der Gewinnung neuer Partner, die es nach der Auffassung des Leiters des Fachgebiets Mainframe und Output (MOC), Günter Wollenhaupt, auszubauen gilt. Als es darum ging, die in die Jahre gekommene Kuvertiertechnik zu erneuern, war dies ein entscheidender Gesichtspunkt. Jetzt verrichten im zweiten Maschinensaal drei Zweikanal-Kuvertierstraßen Typ 8006 von Müller Apparatebau ihren Dienst, die mit ihren variablen und rasch umstellbaren Komponenten optimal auf den heterogenen Output vorbereitet sind. Jede dieser Anlagen besitzt außerdem eine Beilagenstation, zwei davon elektronisch steuerbar. „Mit den drei Anlagen sind wir auf 22 unterschiedliche Jobs direkt vorbereitet“, sagen die Teamleiter Detlef Oppermann und Gerald Wölke. Eine besonders anspruchsvolle Verarbeitungs-Aufgabe des LSKN ist die Produktion der PZU-Sendungen mit Mahnbescheiden der Mahngerichte in Niedersachen. Hier wird der Bescheid in die markante gelbe Hülle kuvertiert und diese mit dem Zustelldokument wiederum in einen speziellen, ebenfalls gelben Umschlag integriert. In Hannover werden diese Sendungen in zwei aufeinander folgenden Arbeitsschritten auf den Müller-Anlagen realisiert – reibungslos und zur großen Zufriedenheit auch der Bediener.

 

Druck – endlos und vom Blatt

Bei der Drucktechnik ist der Landesbetrieb – entsprechend den Aufgaben – ebenso vielseitig aufgestellt. Es gibt zum einen den Endlosdruck-Maschinenpark mit einer Océ VarioStream 7400 Pinless und für den Duplexdruck zwei VarioStream 7200 Pinfeed sowie zwei InfoPrint 62 Pinfeed. Gedruckt wird nicht von der Rolle, sondern vom Endlos-Hochstapel, weil dies wiederum für die zahlreichen mittelgroßen Jobs die wirtschaftlich optimale Lösung ist. Hinzu kommen für kleinere und an Einzelformulare gebundene Aufträge das Monochrom-Einzelblattsystem Xerox DP 100 EPS und der kleinere Vollfarbdrucker HP Laserjet 5550dn. Außerdem gibt es verschiedene Falz- und Separiermodule. Die Druckmengen gehen dabei um einiges über das Postverarbeitungs-Volumen hinaus. Denn zahlreiche Auftraggeber lassen ihre Dokumente nur drucken und sorgen anschließend selbst für Versand oder Verteilung. Deshalb gehört auch das Verpacken in Pakete und Versandtaschen sowie die Bereitstellung für Abholer und Kuriere zum Aufgabenbereich des Outputmanagers. Davon zeugt nicht zuletzt eine Sortierwand mit nicht weniger als 300 aktiven Fächern.
Wo viele Formulare und Vordrucke in der Outputarbeit eine Rolle spielen, da wird heute schon oft über Whitepaper-Produktion mit Vollfarb-Digitaldruck nachgedacht, um alle Dokumente in einem durchgängigen Workflow auf weißem (Rollen-)Papier zu realisieren. Auch beim LSKN hat man diese Option für die Schaffung zukunftsfähiger Strukturen bereits geprüft. Bei der Erstellung von amtlichen Dokumenten, insbesondere von gerichtlichen Bescheiden, gibt es allerdings eine Menge Schwierigkeiten: Erstens werden hier höchst eigenwillige Formate verwendet; bei den Mahnbescheiden zum Beispiel ein Bogen, der etwas kleiner als DIN A3 ist. Außerdem sind oft staatliche und gerichtliche Siegel mit eingedruckt. Wollenhaupt erläutert: „Wollten wir diese Dokumententeile hier auf weißem Papier mitdrucken, hätte das zur Folge, dass eigentlich immer ein Verantwortlicher des Mahngerichts im Output Center anwesend sein müsste.“ So wird die Arbeit mit einzelnen Dokumentenvordrucken bis auf weiteres die Lösung der Wahl bleiben.

 

Sicherheit als Qualitätskriterium

Fast alles, was zwischen Land, Behörden und Bürgern an Dokumenten ausgetauscht wird, ist nicht nur wichtig, sondern auch zeitkritisch. Von besonderer Bedeutung sind Erstellungs-, Versand- und Zustelltermine bei den Mahnbescheiden, weil hier die Fristenuhr tickt. Dabei fließt der Strom der Dokumente und Sendungen keinesfalls immer gleichmäßig, sondern ist abhängig von bestimmten Terminen und Stadien des Kalenderjahrs. Die Gehalts- und Besoldungsabrechnungen werden in Niedersachsen zum Beispiel nur dann erstellt und verschickt, wenn die Zahlen darin von denen des Vormonats abweichen. In einzelnen Fällen geschieht das zwar in jedem Monat; ab Oktober ist dann aber eine Aussendung in einem Volumen von über 500 000 fällig, zum Beispiel wegen der Jahressonderzahlung. Auch Endabrechnungen, Bescheide und Mitteilungen sorgen für Produktionsspitzen vor und nach der Jahreswende. Außerdem kann es jederzeit große Aussendungen an alle Bürger, Schüler oder Landesbediensteten geben. Aus all diesen Gründen sind Redundanz und Reservekapazitäten ein Qualitätskriterium für die Arbeit im Output Center des LSKN. Sie schaffen die Sicherheit, jederzeit alle Potenziale zur Verfügung zu haben – für Terminsicherheit auch im Falle einer technischen Störung und für eine der aktuellen Auftragslage entsprechenden Leistungskraft. Mit den drei Zweikanal-Kuvertierstraßen von Müller hat man in Hannover jetzt auch bei der Postverarbeitung dafür die erforderlichen Potenziale geschaffen.

 

Flexibilität und Sicherheit als Geschäftsgrundlage

In der „Branche“ der öffentlichen Rechen- und Outputzentren ist mindestens ebenso viel Bewegung wie bei deren privaten Kollegen: Moderne, leistungsfähigere Druck- und Verarbeitungstechnik schafft neue Möglichkeiten, sorgt aber auch für Impulse zu Zentralisierung und Outsourcing. Hier ist es dem LSKN
bereits gelungen, bei der BaFöG-Dokumentenverarbeitung den Schritt über das Bundesland Niedersachsen hinaus zu tun. Auch bei der Mahnbescheid-Verarbeitung könnte man sich eine Ausweitung des Auftraggeberkreises gut vorstellen. Dabei wächst auch im öffentlichen Bereich das Schriftgut- und Dokumentenvolumen in Papierform nicht immer weiter an. „Es läuft schon eine Menge auf dem elektronischen Weg, was früher in Papierform erstellt und verschickt wurde“, sagt Günter Wollenhaupt. Deshalb stellt sich auch für den LSKN die Frage der Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit. Detlef Oppermann ist sich da seiner Sache sicher: „Wenn wir modern, aber auch vielseitig ausgestattet sind, können wir neue Aufgaben besonders leicht und gut vorbereitet anpacken. Mit den drei neuen Müller-Anlagen verfügen wir bereits über die richtigen Voraussetzungen.“

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