Post vom Internetprofi

Neue Postverarbeitungstechnik bei 1&1

Mehr als zehn Millionen Kundenverträge, elf Millionen betreute Internetdomains und über fünf Milliarden eMails pro Monat – das sind nur einige Zahlen, die das Leistungsspektrum eines der führenden Internetunternehmen skizzieren. Dabei wirkt der Standort Montabaur mit Zentrale, Callcenter und Logistik im rheinlandpfälzischen Montabaur, umgeben von viel Grün und ländlicher Idylle, sehr beschaulich. Vom Logistikzentrum aus sieht man das Schloss auf dem Hügel – hier befinden sich Warenlager und -versand sowie Druckerei und Ausgangspostverarbeitung. Obwohl es bei 1&1 meistens um digitale Produkte geht, wie Speicherplatz für Internetseiten und eMail-Postfächer oder Internet- und Telefonanschlüsse, verlassen täglich viele Pakete den Standort, und auch der Output von ganz normalen Briefen ist erstaunlich groß.

 

Immer mehr Briefe

Von den rund 40 Mitarbeitern im Logistik-Center arbeitet der größte Teil im Warenversand. Von dort gehen täglich tausende Internetrouter, DSL-Modems, Handys und Softwarepakete auf die Reise zu den Kunden. Im Outputbereich drucken und kuvertieren zwei Voll- und ein Teilzeitmitarbeiter den gesamten Druckoutput des Standorts Montabaur. Der besteht zum Großteil aus Rechnungen, und verschiedenen Anschreiben. Auch die Kundenkorrespondenz der eMail-Provider GMX und Web.de gehören dazu. „Vor 20 Jahren haben wir hier nur knapp 200 Briefe täglich verschickt und noch per Hand kuvertiert“, erinnert sich Winfried Radke, Teamleiter Logistik und Dokumentenmanagement. „Da standen die Drucker noch bei der IT-Abteilung, und es gab keine eigene Abteilung für den Postausgang.“ Irgendwann waren es dann mehrere hundert, dann ein paar tausend Briefe, die mit verschiedenen Systemen automatisch kuvertiert wurden. Nach dem Umzug in das Logistik-Center gab es Platz für größere Drucker und die Bevorratung größerer Mengen von Papier und Briefhüllen. Heute produzieren drei Ricoh-Hochleistungsdrucker täglich rund 100.000 Seiten, die ein nagelneues Kuvertiersystem zu postfertigen Briefen verarbeitet.

 

Verstärkung durch Modulsystem

Im Juli 2011 sind die bis dahin genutzten Maschinen durch das modulare Kuvertiersystem 9006 von Müller Apparatebau ergänzt worden, das täglich zwischen 25 000 und 60 000 Sendungen kuvertiert. Berater und Lieferant ist der Posttechnik-Spezialist Holzer aus Schiffweiler, Müller-Vertriebspartner im südwestdeutschen Raum. Radke ist begeistert: „2009 habe ich die Müller-Kuvertiertechnik auf einer Hausmesse bei Holzer gesehen. Damals war schon klar: Diese Flexibilität und Ausbaufähigkeit ist genau das, was wir brauchen. Am allerwichtigsten waren uns aber der zuverlässige und schnelle Service und die perfekte Anpassung der Maschine an unsere Bedürfnisse.“ Und Ralf Holzer ergänzt: „Wir sind erst zufrieden, wenn das ganze System hundertprozentig so funktioniert, wie der Anwender es braucht. Deshalb bieten wir nach diversen Testläufen in der Montagehalle bei Müller in Kranzberg auch Mitarbeiterschulungen vor Ort an. Und wenn es mal ein Problem geben sollte, sind unsere Servicetechniker zeitnah zur Stelle.“

 

Für die Zukunft gerüstet

Die meisten Briefe werden in DINlang-Umschläge kuvertiert, denn das Aufkommen von C4-Briefen ist noch nicht sehr groß. Trotzdem ist die Option der Umstellung auf große Kuverts gegeben. „Im Prinzip können mit der Maschine nach kurzer Umrüstzeit alle Formate von DIN lang bis C4 verarbeitet werden. Dann ist bei einer möglichen Kuvertstärke von zwölf Millimetern sogar die Versendung von dicken Katalogen möglich“, erklärt Holzer. Da 1&1 seit Mitte 2010 verstärkt Mobilfunkdienstleistungen anbietet, könnte diese Option bald sehr nützlich werden, denn bei der Versendung von Einzelverbindungsnachweisen entstehen schnell Aussendungen von 30, 70 oder 90 Blatt. Es ist aber auch eine Weiche für die parallele Kuvertierung in DIN lang und C4 denkbar, die das Umrüsten unnötig macht. Zusätzliche Beilagenstationen oder die Umstellung von Strichcode- auf Datamatrix-Lesung sind weitere Features, mit denen das System aufgerüstet werden kann.

 

Ein bisschen wie Apple

Die Dokumentenverarbeitungssysteme von Müller Apparatebau zeichnen sich durch einen konsequent modularen Aufbau aus. So kann eine Anlage mit maßgeschneiderten Modulen auf verschiedenste neue Aufgabenstellungen hin angepasst werden. Alle Module laufen eigenständig und kommunizieren miteinander. Hinzu kommt die hohe Fertigungstiefe von etwa 90 Prozent: Sowohl die Software als auch Platinen, Netzteile, Motoren und Lichtleiter entstammen der Maschinenschmiede aus Kranzberg. „Durch die Eigenproduktion können nahezu alle Teile von Müller selbst repariert werden. Wegen dieser und vieler anderer Besonderheiten nennen wir unsere Geräte auch den Apple unter den Kuvertierern“, sagt Holzer.

 

Dezentrales Antriebskonzept

Passend zu dem modularen Aufbau wurde bei Müller in den vergangenen Jahren auch ein dezentrales Antriebskonzept entwickelt. Das heißt, dass in den Modulen für die meisten Papierbewegungen eigene Motoren vorhanden sind. Diese Technik hat den Vorteil, dass unterschiedliche Transportbewegungen
genau koordiniert werden können. So fährt zum Beispiel das Kuvert bereits langsam los, noch während
das Füllgut eingeschoben wird. „Wir sprechen hier vom ‚sanften‘ Kuvertieren, da keine Gefahr besteht, dass der Inhalt herausgeschleudert wird, insbesondere bei dicken Beilagen“, erklärt Holzer. Die einzelnen Antriebseinheiten werden auf so genannte Schwergänge überwacht: Wenn zum Beispiel in einer Falzmaschine ein Papierstau auftritt, erkennt dies die Steuerplatine und kann abschalten, bevor ein Defekt entsteht.

 

Mit Post nah am Kunden

„Das, was Marcell D‘Avis, unser Leiter Kundenzufriedenheit in der TV-Werbung, vermittelt, erfüllen wir auf unsere Weise: Indem wir die Briefkommunikation mit unseren Kunden zeitnah und zuverlässig gestalten“, sagt Radke. Deshalb holt Williams Lea zweimal täglich die Briefe ab. Die Mitarbeiter beginnen um 6.30 Uhr und verarbeiten die über Nacht erfolgten Druckjobs. Dann können sie je nach Aufkommen und Dringlichkeit weitere Druckjobs anstoßen. Zum großen Anstieg der Kundenbriefe und der Zukunft seiner Poststelle erklärt Radke: „Natürlich ist 1&1 im Laufe der Jahre enorm gewachsen, da fällt automatisch mehr Post an. Hinzu kommt, dass elektronische Medien in vielen Fällen die papierbasierte Post noch nicht ersetzen können. Deshalb war die Investition in das Kuvertiersystem genau richtig. In Zukunft könnte aber die rechtssichere De-Mail ein Thema für uns werden.“

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