Intelligente Kuvertierung von Müller im Lettershop: ad-con in Frankfurt steigt in die Produktion von Transaktionsbriefen ein.

ad-con hieß ursprünglich Adressen Conrad und hat eine außerordentlich lange Tradition: Schon 1878 begann das Unternehmen damit, Adressen zu sammeln, Zielgruppen zu identifizieren und zu verkaufen. Es kamen weitere Leistungen hinzu, die das Angebot zum kompletten Lettershop ausbauten, einschließlich Fulfillment, um auch Responsen von Mailingkampagnen abzuwickeln. „Die Kunden suchen heute einen Dienstleister für  die gesamte Kampagne“, weiß Geschäftsführer Thorsten Schmidt. Vor diesem Hintergrund kam auch jüngst die intelligente Kuvertiertechnik von Müller ins Spiel – dazu unten mehr.
Dabei geht der Dienstleister stets auch auf ausgefallene Kundenwünsche ein. Die Beratung setzt schon während der Kreation eines Mailings an, damit die Kunden wissen, was produktionstechnisch und postalisch realisierbar ist. „Wir haben dabei das Ziel, ihre Ideen auch umzusetzen, und das schätzen unsere Kunden“, so Schmidt. Das erfordert viel Know-how und Improvisationsfähigkeit bei den Maschinenbedienern: Die Mitarbeiter des Lettershops legen sich ins Zeug, um komplizierte Aufträge so einzurichten, dass sie diese automatisiert und zu erschwinglichen Preisen produzieren können – bei unserem Besuch waren es dreieckige Eiskratzer, die auf einen Selfmailer aufgebracht wurden, außerdem ein kunstvoll gestanztes und entsprechend schwer zu kuvertierendes Mailing.

Ein Portal für Tagespost

Um dem Anspruch „ein Dienstleister für alles“ gerecht zu werden, bedient ad-con auch elektronische Kanäle. Jetzt ist ein weiterer Service hinzugekommen, nämlich auch die Transaktionspost zu produzieren. Da es sich bei diesen Sendungen um sensible Dokumente handelt, existiert ein „Transaktionsraum“, in dem drei Druckmaschinen und eine Kuvertieranlage stehen. Generell ist der Zugang geregelt: Nur Berechtigte können die Türen mit einem Transponder öffnen. Die Bankkunden beispielsweise fordern enorm hohe Sicherheitsvorkehrungen, und ad-con hat allen Überprüfungen standgehalten. Jedes Jahr erfolgt darüber hinaus die Zertifizierung durch den Deutschen Dialogmarketing Verband (DDV). „Automatisierter Bereich“ heißt die Transaktionspost-Abteilung im internen Firmenjargon in Abgrenzung zum „Dialogbereich“, in dem viele Jobs aufwändig eingerichtet werden und auch Handkonfektionierung vorkommt.
Zu Jahresbeginn startete das Briefportal „Sendyourpost“ als eigene ad-con-Marke. Hier können die Poststellen der Kunden ihre Tagespost elektronisch einliefern und verarbeiten lassen. Es ist in enger Zusammenarbeit mit Pawisda entstanden, wobei ad-con nicht nur ein Pawisda-Produkt installiert hat, sondern gleichzeitig der offizielle Druckdienstleister geworden ist.

Gesucht: Kuvertiermaschine für intelligente Anwendungen

Ein solcher Service, der neue Herausforderungen birgt und viele neue Aufträge verspricht, erfordert auch die angemessene Infrastruktur für die Produktion. Druckmaschinen – Toner und Inkjet – waren bereits vorhanden, doch es fehlte die flexible und intelligente Kuvertiertechnik, die das Sammeln unterschiedlicher Blattzahlen, das variable Zusteuern von Beilagen sowie die sichere Kontrolle der gesamten Verarbeitungsstrecke kombiniert, denn für Transaktionspost gilt die Null-Fehler-Toleranz.
Es waren mehrere Hersteller im Gespräch, Thorsten Schmidt hat sich einige Maschinen angesehen. Die Entscheidung fiel zugunsten des Systems von Müller, die das Systemhaus Holzer aus Saarbrücken als Vertriebspartner lieferte und nun auch warten wird. Ralf Holzer und Jürgen Theiß haben alles darangesetzt, um die Maschine in der erforderlichen Konfiguration und mit den individuell angepassten Schnittstellen binnen zehn Wochen zu installieren. „Mir hat die Maschine von Müller mit ihrem modularen Konzept schon immer gefallen“, berichtet Schmidt, Geschäftsführer von ad-con. „Sie ist nach einer anwenderfreundlichen Logik aufgebaut, die Schnittstellen lassen sich anpassen – alles passt zusammen. Besonders wichtig für die Entscheidung war auch das Serviceversprechen vom Vertriebspartner Holzer: Es sind Techniker immer ganz in unserer Nähe, die Reaktionszeiten bei einem Ausfall sind sehr schnell und die Ausfallzeiten Dabei ist die Maschine so wartungsfreundlich, dass sie nach einem Technikerbesuch wieder läuft. Das ist ganz wichtig bei dem Zeitdruck, unter dem wir arbeiten, denn die Müller-Maschine ist bei uns die einzige ihrer Art. Außerdem können wir Reparaturen auch selbst durchführen, ohne dass sich das auf die Garantie auswirkt. Herrn Holzer halte ich für sehr zuverlässig: Wenn er etwas zusagt, dann hält er sein Versprechen.“
„Mit dem Kauf einer solchen Maschine beginnt eine Beziehung, in der sich der Kunde absolut auf Holzer verlassen kann“, bestätigt auch Ralf Holzer. „Unsere Technikereinsätze werden bei uns sehr effizient zentral gesteuert, aber jeder Kunde und jeder Bediener hat auch einen direkten Draht zum Techniker-Handy. So können Kleinigkeiten auf dem kurzen Dienstweg geklärt werden, so dass maximale Produktivität und Zuverlässigkeit möglich ist.“
Der modulare Aufbau der Maschine gibt nicht nur die Investitionssicherheit, dass sie jederzeit an die aktuellen Bedürfnisse angepasst werden kann, sondern sie fügt sich auch in die räumlichen Gegebenheiten ein. So konnte ein breiter Gang für den Palettentransport freigehalten werden, und die Wege von den Druckern zur Zuführung sind extrem kurz.

Sendungsverfolgung mit Quittung

Die Maschine bietet mit der Sendungsverfolgung über die gesamte Strecke absolute Sicherheit. „Nach der Eingangslesung wird jedes Modul kontrolliert“, erklärt Theiß. „Über eine müllerspezifische Dokumentenverfolgung weiß das System zu jedem Zeitpunkt, wo sich das einzelne Dokument befindet, und es merkt direkt, wenn etwas nicht stimmt. Es erkennt Fehler und steuert diese Sendungen vollständig aus, und der Reprint wird eingeleitet.“ Im Ergebnis gibt es zum Abschluss der Closed-Loop-Produktion automatisch erstellte Quittungen mit ID für jede Sendung. Darin sind alle wichtigen Informationen enthalten – zum Beispiel die Anzahl der Seiten und Arten der Beilagen. „Wir können eine sichere Aussage darüber machen, dass eine bestimmte Sendung korrekt verarbeitet wurde“, resümiert Schmidt.
„Digitaldruck bis Postauflieferung“ umfasst das Geschäftsfeld von ad-con. In dieses Spektrum hat man jetzt die elektronische Datenannahme und ihre Verarbeitung zu Transaktionsbriefen aufgenommen. ad-con ist zukunftssicher aufgestellt, um als Druckpartner von Pawisda und für die eigenen Kunden alle Anforderungen zu bedienen, auch wenn sie sich ändern. Mit dem Müller-System aus dem Hause Holzer kann ad-con die intelligente und sichere Verarbeitung von Transaktionspost garantieren.